در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که "فرهنگ مستندسازی دیجیتال" در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند.
حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و ... می باشد. برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد.
استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله :
- نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری
- حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد
- دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
- کارایی و امنیت بالاتر
- کاهش چشمگیر هزینه
- و ...
برخی از مشخصات و قابلیت های نرم افزار به شرح زیر می باشد :
دارا بودن قویترین OCR فارسی
طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
پشتیبانی از نمایش بیش از 250 فرمت فایل
و ...
طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر
قابلیت Import و Export اطلاعات
امکان انتخاب چند فایل بصورت همزمان و ارسال آنها به سرور
امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
داشتن میانبر (shortcut) اسناد جهت قرار دادن سند در شاخه های دیگر
امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
قابلیت اسکن تصاویر بصورت تکی یا گروهی (Batch) همراه با تنظیمات اسکنر
امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
جستجو در کلیه شاخه ها و زیر شاخه های مربوط به آنها
جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
قابلیت جستجو بر روی تصاویر
جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
ترکیب شرایط جستجو
ایجاد بانک واژه های مترادف برای جستجوی کارآمدتر
تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
امکان تعریف کاربر مهمان
امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
تعریف مدیرهای متعدد در واحدهای مختلف
تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
و ....
دارای ساختار نامحدود درختی برای جاگیری اسناد و پرونده ها و دسته بندی اطلاعات
ایجاد الگوی سند جدید مانند نامه ، کتاب ، قرارداد و ...
امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
کنترل تکراری بودن فیلد
اعلام اخطار در صورت ثبت سند تکراری
تعیین مدت زمان نگهداری و جایگاه فیزیکی اسناد در سازمان
اعمال تنظیمات OCR
تعریف انواع دبیرخانه با قالب های شماره گذاری
گردش پرونده ، فایل و انواع اسناد ایجاد شده در سیستم
ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاری
تنظیم برنامه زمانبندی متناوب جهت اعلام ها و پیگیری ها
امکان پشتیبان گیری بصورت Full یا Differential از بانک اطلاعاتی و فایل ها
امکان پشتیبان گیری از شاخه ها و زیر شاخه های دلخواه
پشتیبان گیری از فایل ها
پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک
با توجه به اینکه تقریبا تمام ادارات ، سازمان ها و شرکت ها به نوعی با اسناد کار می کنند ، لذا وجود چنین سیستمی برای همه این مراکز ضروری و دارای کاربرد است. ولی با این وجود به تعدادی از مراکزی که باید مجهز به این سیستم باشند ، در زیر اشاره شده است :
دانشگاه ها و موسسات آموزشی و فرهنگی
بانک ها و موسسات مالی و اعتباری ( قرض الحسنه ، سرمایه گذاری و ... )
می دانیم در حال حاضر در ایران بانک های بزرگ برای هر منطقه بزرگ شهر یک فضای زیادی را جهت نگهداری اسناد مالی قدیمی استفاده می کنند. حال معمولا یافتن اسناد مالی در بین این حجم سند مدتی معادل چند روز طول می کشد. آیا تبدیل کردن این آرشیو ها به آرشیو دیجیتال باعث نمی شود مبلغ زیادی پول صرفه جویی شود و تصویر هر سند بدون آنکه کوچکترین تغییری کند حداکثر در عرض چند دقیقه در دسترس باشد.
کتابخانه ها ، موسسات و شرکت های اطلاع رسانی
یکی از کاربردهای دیگر سیستم آرشیو سند ، استفاده از آن به عنوان کتابخانه الکترونیک می باشد.
روزنامه ها و نشریات
این سیستم به دلیل دارا بودن OCR فارسی ( که آن را از تمام سیستم های مشابه متمایز می سازد) می تواند جهت آرشیو مجلات و روزنامه ها مورد استفاده قرار گیرد.
سازمان های قضایی و دادگاهی
امروزه پرونده های حقوقی و قضایی در دست اکثریت افراد روان در دادگاه ها دیده می شود. هر دادگاه در هر طبقه سالنی را به اسناد خود اختصاص داده که این سالن انباشته از پرونده های پر از کاغذ می باشد که بعضا شامل مطالب بسیار مهمی هستند.
شرکت های مهندسی و مهندسین مشاور
جهت سامان دادن به حجم عظیم اسناد فنی و نقشه ها ، قراردادها ، گزارش ها و ... مورد استفاده است.
وزارتخانه ها و زیر مجموعه های آنها
احتیاجی به توضیح نیست که هر وزارتخانه و سازمان های زیر مجموعه آنها بخشی به نام آرشیو اسناد دارند که باید به دلایل متعدد (از جمله افزایش سرعت و کارایی ، امنیت بالاتر ، کاهش هزینه و ...) دیجیتال شود.
این سیستم پس از یکسال ارزیابی دقیق سیستم های مشابه داخلی و خارجی ، از جانب صنعت نفت کشور به عنوان سیستم برگزیده انتخاب شده است.
در ادامه لیست برخی از مشتریان محصول مطرح شده :
- اداره کل منابع طبیعی استان تهران