نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان

نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان

در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که “فرهنگ مستندسازی دیجیتال” در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند. حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و … می باشد. برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله : – نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری – حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد – دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان – دسترسی سریع و آسان به اطلاعات – کارایی و امنیت بالاتر – کاهش چشمگیر هزینه – و …

توضیحات

معرفی محصول نرم افزار آرشیو اسناد

در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که “فرهنگ مستندسازی دیجیتال” در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند. حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و … می باشد. برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله : – نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری – حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد – دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان – دسترسی سریع و آسان به اطلاعات – کارایی و امنیت بالاتر – کاهش چشمگیر هزینه – و …

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان

  • دارا بودن قویترین OCR فارسی
  • طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
  • کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
  • قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
  • قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
  • استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
  • امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
  • داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
  • پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
  • طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر
  • قابلیت Import و Export اطلاعات
  • امکان انتخاب چند فایل بصورت همزمان و ارسال آنها به سرور
  • امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
  • داشتن میانبر (shortcut) اسناد جهت قرار دادن سند در شاخه های دیگر
  • امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
  • قابلیت اسکن تصاویر بصورت تکی یا گروهی (Batch) همراه با تنظیمات اسکنر
  • امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
  • امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
  • جستجو در کلیه شاخه ها و زیر شاخه های مربوط به آنها
  • جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
  • جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
  • قابلیت جستجو بر روی تصاویر
  • جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
  • ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
  • ترکیب شرایط جستجو
  • ایجاد بانک واژه های مترادف برای جستجوی کارآمدتر
  • تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
  • امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
  • امکان تعریف کاربر مهمان
  • امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
  • تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
  • امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
  • مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
  • کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
  • تعریف مدیرهای متعدد در واحدهای مختلف
  • تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
  • دارای ساختار نامحدود درختی برای جاگیری اسناد و پرونده ها و دسته بندی اطلاعات
  • ایجاد الگوی سند جدید مانند نامه ، کتاب ، قرارداد و …
  • امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
  • تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
  • تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
  • کنترل تکراری بودن فیلد
  • اعلام اخطار در صورت ثبت سند تکراری
  • تعیین مدت زمان نگهداری و جایگاه فیزیکی اسناد در سازمان
  • اعمال تنظیمات OCR
  • تعریف انواع دبیرخانه با قالب های شماره گذاری
  • گردش پرونده ، فایل و انواع اسناد ایجاد شده در سیستم
  • ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاری
  • تنظیم برنامه زمانبندی متناوب جهت اعلام ها و پیگیری ها
  • امکان پشتیبان گیری بصورت Full یا Differential از بانک اطلاعاتی و فایل ها
  • امکان پشتیبان گیری از شاخه ها و زیر شاخه های دلخواه
  • پشتیبان گیری از فایل ها
  • پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک
  • و …